Debiteurenbeheer kun je alleen goed uitvoeren als je ook over de juiste software beschikt en nu denk je dat het uitzoeken van een goed programma een fluitje van een cent is. Think again! Er zijn zoveel verschillende soorten oplossingen verkrijgbaar dat je echt niet weet welke debiteurenbeheer software het beste is. En je wilt natuurlijk ook geen zeeën van tijd spenderen aan het uitproberen van gratis trials en andere mogelijkheden waarmee je de oplossing die je op het oog hebt kunt testen. Maar hoe kies je dan de juiste debiteurenbeheer software?
Wat heb je nodig?
Het eerste wat je kunt doen is om op te schrijven wat je nodig hebt. Je hebt namelijk al software in place waarmee je jouw business doet en je hebt eigenlijk dus debiteurenbeheer software nodig die met je huidige softwarepakket te integreren is. Zo voorkom je extra kosten aan development of ernstige problemen, zoals pakketten die niet goed met elkaar kunnen communiceren. Dat zorgt er uiteindelijk voor dat je de debiteurenadministratie minder efficiënt kunt uitvoeren en dat het dus ook meer tijd en geld kost.
Welk budget heb je te besteden aan debiteurenbeheer software?
Er zijn verschillende ontwikkelaars die debiteurenbeheer software aanbieden. Denk bijvoorbeeld aan SAP, Oracle en misschien in Nederland wel de bekendste Exact. Een voor een bekwame partijen die echt wel weten hoe ze een software pakket in elkaar moeten zetten, maar het zijn dan ook direct de duurste. Leuk als je tonnen omzet draait en flinke winst boekt, maar voor de wat kleinere bedrijven zijn vaak deze pakketten net een stap te ver. Bepaal dus goed welk budget je hebt of beschikbaar wilt maken voor dergelijke oplossingen en probeer daarmee je opties te trechteren naar een aantal softwarepakketten waaruit je kunt kiezen.
Vraag om hulp
Hulp vragen is en kan lastig zijn, maar soms ontkom je er gewoon niet aan. En wees eerlijk, waarom zou je alles zelf willen uitzoeken, terwijl er ook legio experts zijn die je precies kunnen vertellen wat je nodig hebt. Vraag dan wel om hulp van een onafhankelijke expert die niet gebonden is aan bijvoorbeeld een van de genoemde ontwikkelaars. Want iemand van WC-eend, verkoopt altijd WC-eend. Houd daar rekening mee. Bij onafhankelijk advies wordt ook vooral gekeken naar je wensen, mogelijkheden en hoe je bepaalde bedrijfsprocessen aangaande het debiteurenbeheer kunt optimaliseren.
Debiteurenbeheer software van derden gebruiken
De beste keuze die je wat ons betreft kunt maken is om je volledige debiteurenadministratie uit te besteden aan een derde partij. Een derde partij heeft namelijk al alles in place om de benodigde taken uit te voeren. De prijskaartjes zijn wellicht aan de hoge kant, maar wees je ervan bewust dat je door deze keuze heel veel tijd en dus ook geld kunt besparen. Derde partijen investeren veel tijd, geld en energie in het ontwikkelen van debiteurenbeheer software en hebben ook de know how over hoe ze het programma binnen jouw organisatie kunnen implementeren. Met als doel om je debiteurenbeheer te optimaliseren en om je klanten en partners beter te faciliteren.